Nøkkelen til suksess når du skal planlegge årets kommunikasjonsaktiviteter? Å ha god plan i bunn som sørger for at du ikke mister fart og retning.
Mens en kommunikasjonsstrategi beskriver den overordnede retningen for kommunikasjonsarbeidet til virksomheten din, er kommunikasjonsplanen det som konkretiserer strategien med detaljerte og operative skritt du kan ta for å nå de strategiske målene. Hva skal du publisere og når? Hvilket budskap skal du ut med og i hvilken kanal?
Planen kan fungere som en guide for kommunikasjonstiltakene dine og sikre at det du formidler er konsekvent, målrettet og effektivt. En kommunikasjonsplan kan inneholde mange ulike elementer – alt fra målgrupper, budskap, kanalvalg og rollefordeling til måling, oversikt over ressurser og budsjett.
Et av de beste verktøyene for å planlegge kommunikasjonsaktiviteter over tid er årshjulet. Det gir deg muligheten til å hekte kommunikasjonsaktivitetene på viktige datoer gjennom året, slik at du får kontroll på årets primære aktiviteter, kampanjer og hendelser. Årshjulet hjelper deg å planlegge og koordinere kommunikasjonen, og å fordele tiltakene jevnt utover.
I tillegg sørger det for at viktige kampanjer og frister ikke går i glemmeboken, og hjelper deg med å koble kommunikasjonen til strategisk viktige begivenheter og aktiviteter. En god kommunikasjonsplan hjelper deg også å opprettholde kontinuitet og fremdrift i kommunikasjonsarbeidet. Årshjulet er en lojal assistent som bidrar til å holde orden i hverdagskaoset.
Start gjerne med å identifisere viktige hovedaktiviteter og milepæler gjennom året. Her kan du plotte inn viktige datoer og hendelser i virksomhetens kalender, slik som lanseringer, kampanjer, messer eller andre sesongbaserte aktiviteter. Dette danner en god ramme for årshjulet ditt.
Sørg for å identifisere de primære målgruppene for hver kommunikasjonsaktivitet. Hvem målgruppene er, og i hvilke kanaler de er mest aktive og mottakelig for budskapet ditt, har du forhåpentligvis allerede definert gjennom arbeidet med innsikt og kommunikasjonsstrategi.
Når du planlegger kommunikasjonsaktiviteter et stykke fram i tid er det lett å glemme at du underveis bør tilpasse aktivitetene etter kontekst. Det innebærer å ta hensyn til at landskapet ofte endrer seg underveis, og at alt fra eksterne faktorer som sesongbaserte variasjoner, samfunnstrender og mediebilde, til skiftende markedsforhold kan spille inn. Sørg for at budskapet ditt fremdeles er aktuelt, engasjerende og relevant for målgruppene i den aktuelle situasjonen.
Når planen nærmer seg ferdig, må du ikke glemme å konkretisere når og hvor ofte budskapene skal kommuniseres. Det hjelper deg med å spre kommunikasjonen jevnt og unngå overlappende budskap.
Etter gjennomføring av kommunikasjonsaktivitetene, er det lurt å bruke litt tid på å evaluere effekten. Traff vi som forventet eller var timingen off? Hadde vi engasjement i de valgte kanalene eller snakket vi for døve ører? Apropos døve ører, er budskapene våre inkluderende nok? Innsikten du får kan du bruke til å justere fremtidige aktiviteter og forbedre kommunikasjonen kontinuerlig.
Uansett om virksomheten er stor eller liten har vi alle behov for struktur i arbeidet vårt. Sitter du alene som kommunikasjonssjef eller kommunikasjonsrådgiver i din organisasjon, er det ekstra takknemlig å ha en god plan å koble på de ulike aktivitetene i virksomheten. I en større kommunikasjonsavdeling vil en plan også gjøre det lettere å fordele ansvar, samt sørge for at alle er oppdatert på de samme målene.
Og det er også helt innenfor å be om hjelp. Trenger du støtte til å få struktur på kommunikasjonsarbeidet ditt, er kaffen alltid varm hos oss!
